Microsoft 365: deze licenties betaalt u waarschijnlijk onnodig

Microsoft 365 is voor veel organisaties een onmisbaar onderdeel van hun IT-omgeving. Toch blijkt in de praktijk dat er op dit gebied vaak flink te besparen valt. Zonder dat u het doorheeft, betaalt u mogelijk voor licenties die niet (meer) gebruikt worden of die duurder zijn dan nodig.

Herkent u dit?:

• Licenties blijven actief voor medewerkers die al vertrokken zijn
• Er worden dubbele licenties gebruikt door een gebrek aan overzicht
• Er wordt betaald voor uitgebreide pakketten, terwijl de functies niet benut worden
• Licenties worden automatisch verlengd zonder jaarlijkse controle

Vooral bij groeiende organisaties of bedrijven met veel personeelsverloop ontstaan deze blinde vlekken. Licenties worden snel aangevraagd, maar zelden gecontroleerd of opgezegd. Hierdoor kunt u vaak al snel op uw Microsoft 365 licenties besparen.

Wat kost dat?

Een enkele Microsoft 365 Business Premium-licentie kost al snel €20 per maand. Heeft u er 5 teveel in gebruik? Dan betaalt u jaarlijks ruim €1.200 zonder dat u er voordeel van heeft. Dat bedrag loopt snel op als u meerdere vestigingen of tientallen gebruikers heeft.

Hoe komt dit?

Veel bedrijven hebben geen goed dashboard of geen tijd om hun licenties regelmatig te controleren. De verantwoordelijkheid ligt vaak bij de ICT-partner, die op basis van aanvragen licenties toekent – niet op basis van gebruik. In veel gevallen heeft de leverancier ook geen prikkel om actief te controleren op overbodige licenties.

Wat kunt u doen?

1. Voer regelmatig een licentie-audit uit
Vraag uw ICT-partner of systeembeheerder om een lijst met alle actieve licenties, gekoppeld aan gebruikers.
2. Controleer het gebruik
Kijk of accounts nog actief zijn. Zijn er mailboxen van oud-medewerkers? Is een gedeeld account voldoende?
3. Kies het juiste pakket
Betaalt u voor E3 of E5-licenties terwijl Business Standard voldoende is? Laat dit eens herzien.
4. Laat het onafhankelijk controleren
Een onafhankelijke check door ICT Besparingscoach voorkomt belangenconflicten én levert inzicht op dat geld bespaart.

Conclusie

Microsoft 365 is belangrijk voor uw organisatie, maar het loont om regelmatig te controleren of u niet te veel betaalt. Een korte controle kan al snel honderden tot duizenden euro’s per jaar besparen – zonder dat u inlevert op kwaliteit of continuïteit.