De verborgen kosten van ongebruikte licenties.

Veel bedrijven betalen ongemerkt voor softwarelicenties die niet of nauwelijks worden gebruikt. Dit is een veelvoorkomend probleem dat jaarlijks grote bedragen kan kosten, zonder dat het direct opvalt. Organisaties richten zich vaak op groei en innovatie, maar verliezen hierdoor soms de controle over hun softwaregebruik. In deze blog leggen we uit hoe ongebruikte licenties ontstaan, wat de impact is op uw budget en hoe u direct kunt besparen.

Hoe ontstaan ongebruikte licenties?

Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven onbewust blijven betalen voor licenties die niet meer nodig zijn:

• Vertrekkende medewerkers – Wanneer werknemers het bedrijf verlaten, worden hun accounts vaak niet direct gedeactiveerd. Hierdoor blijven licenties actief zonder dat iemand ze gebruikt.
• Overstap naar nieuwe software – Organisaties stappen regelmatig over op nieuwe systemen, maar vergeten oude licenties op te zeggen. Hierdoor betaalt u dubbel voor software die niet meer in gebruik is.
• Slechte administratie – Zonder een goed licentiebeheer ontstaat snel onduidelijkheid over welke licenties daadwerkelijk nodig zijn.
• Automatische verlengingen – Veel softwareleveranciers werken met abonnementsmodellen waarin licenties automatisch worden verlengd. Zonder monitoring blijven deze kosten doorlopen.

De impact op uw budget:

Het lijkt misschien onschuldig om een paar ongebruikte licenties te laten doorlopen, maar de kosten kunnen snel oplopen. Stel dat uw bedrijf voor tien medewerkers licenties van €30 per maand heeft en drie van deze medewerkers gebruiken de software niet. Dit betekent dat u jaarlijks ruim €1.000 verspilt – en dat is slechts een enkel voorbeeld. Bij grotere organisaties kunnen de kosten in de tienduizenden euro’s lopen.

Wat kunt u doen om kosten te besparen?

Gelukkig zijn er eenvoudige maatregelen die u kunt nemen om grip te krijgen op uw licentiebeheer en direct te besparen:

• Gebruik monitoringtools – Er zijn verschillende tools beschikbaar die inzicht geven in het daadwerkelijke gebruik van softwarelicenties. Denk aan Microsoft 365 Admin Center, SaaS-managementplatforms of IT-asset management software.
• Plan periodieke audits – Stel een vaste cyclus in (bijvoorbeeld elk kwartaal) om alle lopende licenties te controleren. Dit helpt om onnodige uitgaven tijdig te signaleren.
• Deactiveer ongebruikte licenties – Wanneer een medewerker vertrekt of een licentie niet wordt gebruikt, schakel deze dan direct uit om te voorkomen dat er onnodige kosten worden gemaakt.
• Onderhandel over licentiekosten – Veel softwareleveranciers bieden volumekortingen of flexibele contracten. Door in gesprek te gaan, kunt u besparen op uw totale licentiekosten.

Conclusie

Ongebruikte licenties vormen een verborgen kostenpost die bedrijven veel geld kan kosten. Door inzicht te krijgen in uw licentiegebruik en regelmatig te controleren, voorkomt u onnodige uitgaven en bespaart u direct op uw IT-kosten. Wilt u weten hoe wij u kunnen helpen met onafhankelijk advies over licentiebeheer? Neem contact met ons op en ontdek uw besparingsmogelijkheden!